Functioneel beheerder Zaaksysteem

Ben jij op zoek naar een nieuwe baan waarin je een bijdrage aan de samenleving kunt leveren en nieuwe carrièrestappen kunt maken? Een functie waarin je zelfstandig én vanuit een divers samengesteld team aan de slag gaat? Waarbij je zelf jouw balans tussen werk en privé kunt organiseren? Dat kan in De Bilt!

Wij zoeken per direct een:

Functioneel beheerder zaaksysteem voor 36 uur per week.

Zó werkt het in De Bilt

Bij de gemeente De Bilt zijn zo’n 250 mensen in dienst. Zij werken op het gemeentehuis, in de buitendienst en bij diverse (sport)accommodaties.
De organisatie kenmerkt zich door innovatie, transparantie en betrokkenheid. We streven ernaar om zoveel mogelijk te handelen vanuit het perspectief van de burger. De organisatie is verantwoordelijk voor het verbeteren van de kwaliteit van de producten en de dienstverlening. Ook draagt zij zorg voor een open en interactieve relatie met burgers, maatschappelijke organisaties, bedrijfsleven en medeoverheden. De lijnen binnen onze organisatie zijn kort, direct en informeel. De gemeentelijke organisatie bestaat uit drie eenheden die zijn onderverdeeld in (zelfsturende)teams. 

Binnen de gemeente De Bilt wordt er op dit moment hard gewerkt aan het breed in de organisatie verbeteren van zaakgericht werken. Er is gekozen voor een ‘agile’ benadering van de doorontwikkeling van zaakgericht werken, zodat we aandacht hebben voor (veranderende) omstandigheden. Een zeer belangrijk aandachtspunt hierbij is dat er voldoende aandacht is voor het realiseren van optimale dienstverlening aan burgers en bedrijven en het (aanpassen) van houding en gedrag van medewerker. 

Team Proces- en Informatiemanagement 

Als functioneel beheerder ben je gepositioneerd in het Team Proces- en Informatiemanagement, dit team bestaat uit 15 mensen. Met het team zorgen we voor het verbeteren en draaiend houden van onze 'informatiefabriek'. Een veelomvattend en breed aandachtsgebied; de processen en de onderliggende informatievoorziening van onze gemeente, zowel fysiek als digitaal. Hierin trekken we zoveel mogelijk op met andere teams en waar mogelijk met onze buurgemeenten. We zijn nieuwsgierig en kiezen graag voor nieuwe wegen, ook met onze inwoners en kennisinstituten.

Je primaire rol is om de organisatie te ondersteunen bij het gebruik van het zaaksysteem. Je analyseert de processen/zaaktypen en adviseert over mogelijke verbeteringen en optimalisaties van de processen/zaaktypen. Door je kennis van het zaaksysteem en de ondersteunende informatiesystemen draag je als functioneel beheerder zorg voor de inrichting en implementatie van zaaktypen, waarbij je de gebruikers niet vergeet mee te nemen.
Je operationele functioneel beheertaken liggen vooral op (de BiSL processen) wijzigingenbeheer, specificeren en vormgeven geautomatiseerde informatievoorziening. In voorkomende gevallen vervul je de rol van projectleider.

Wat ga je doen?

  • Het zorg dragen voor de dagelijkse operationele taken functioneel applicatiebeheer van het zaaksysteem op grond van BiSL;
  • Het actief adviseren van de organisatie over toepassingsmogelijkheden;
  • Het inrichten van nieuwe processen;
  • Het vertalen van een proces in de praktijk naar een inrichting in het systeem;
  • Het onderhouden van een professionele klant-leveranciersrelatie;
  • Het signaleren van knelpunten en aandragen van oplossingen ten aanzien van het zaaksysteem;
  • Het testen van nieuwe releases van het zaaksysteem en zorgdragen voor de implementatie;
  • Het verzorgen/organiseren van trainingen over het gebruik van het zaaksysteem/zaaktypen;
  • Het opstellen van gebruikersdocumentatie;
  • Het opstellen van richtlijnen en procedures en toezien op het juiste gebruik van het zaaksysteem.

Wat verwachten wij van jou?

  • HBO-opleiding in de richting van informatiemanagement;
  • Kennis van BiSL, of mogelijkheid tot het volgen van opleiding BiSL;
  • Aantoonbare en relevante ervaring op het gebied van functioneel applicatiebeheer;
  • Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid;
  • Kennis van en ervaring met gemeentelijke (werk)processen;
  • Je bent adviesvaardig, accuraat, enthousiast en dienstverlenend ingesteld;
  • Je hebt een hands-on mentaliteit en bent stressbestendig;
  • Kennis van het zaakgericht werken en een zaaksysteem is een pré.
  • Kennis van Zaaksysteem.nl (Mintlab) is een pré.

Wat bieden we?

Een leuke, veelzijdige baan met veel vrijheid én verantwoordelijkheid om je werk in te vullen en je persoonlijk te ontwikkelen. De gemeente De Bilt is een organisatie waarbinnen we elkaar waarderen en inspireren. Goede secundaire arbeidsvoorwaarden helpen bij het bewaken van de balans tussen werk en privé. Je kunt tijd- en plaats-onafhankelijk werken, al ontmoeten we elkaar ook graag in het goed bereikbare en toegankelijke gemeentekantoor. 

Afhankelijk van opleiding en ervaring bieden we een salaris tussen € 2.484 - € 4.048,- bruto per maand (schaal 8 – 9 Cao gemeenten). Bedragen gelden bij een 36-urige werkweek (salarispeil 1-10-2020). We bieden een arbeidsovereenkomst voor een jaar, wanneer het van beide kanten goed bevalt bieden we een vast contract. Naast het salaris krijg je een individueel keuzebudget (17,05% van je salaris). 

Heb je nog vragen?

Die beantwoorden we graag! Neem hiervoor telefonisch contact op met Senior HR Business Partner Boy Tuasuun, telefoon 030 - 228 96 00 of Anneke Pons, telefoon 030 - 228 91 39 of mail je vragen naar hr@debilt.nl

Heb je interesse?

Enthousiast geworden om aan de slag te gaan bij de gemeente De Bilt?
Solliciteer direct online via Gemeentebanen. Reageer voor 15 juni 2021. Je motivatiebrief en CV kun je sturen naar Boy Tuasuun, HR Businesspartner. De 1e gesprekken worden gehouden in de week van 21 juni 2021. De gesprekken vinden digitaal plaats.

Delen? Ja graag!

Acquisitie? Nee, bedankt.