Recordbeheerder

Ben jij digitaal vaardig en wil je graag bij een gemeente werken als Recordbeheerder? Ben jij communicatief vaardig en nauwkeurig? Ben jij op zoek naar een nieuwe baan waarin je samen met jouw collega’s het verschil kunt maken voor onze inwoners? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Je werkt samen met één andere recordbeheerder op de postkamer. Dagelijkse werkzaamheden bestaan uit het correct verwerken, registreren en digitaliseren van poststukken. Daarnaast is er een belangrijke rol voor je weggelegd in het op orde brengen van de informatiehuishouding door middel van zaakgericht werken. Durven en willen verbeteren is voor jou een natuurlijke houding en iets wat je graag doet naast de dagelijkse werkzaamheden. Je staat aan de basis van het goed beschikbaar en toegankelijk maken van digitale dossiers en van de processen die daar aan ten grondslag liggen. Hierbij geef je gevraagd en ongevraagd advies aan collega’s over de vorming van dossiers en de juiste afhandeling hiervan, rekening houdend met archieftermijnen. 

Je maakt onderdeel uit van het team Facilitair, een team met verschillende vakgroepen. De taak van dit team: verwerken inkomende en uitgaande post, servicepunt en bodewerkzaamheden. Het team bestaat uit 10 medewerkers en een teamleider. 
Daarnaast heb je als recordbeheerder nauw contact met team proces- en informatiemanagement (PIM). De taak van dit team: het verbeteren en draaiend houden van onze informatiestromen. De focus ligt op processen en de onderliggende informatievoorziening van onze gemeente. Het team is constant in beweging en zoekt naar mogelijkheden om processen te kunnen optimaliseren.

Je hebt een positieve instelling en kunt autonoom werken. Daarnaast denk je oplossingsgericht en toon je initiatief. Je hebt kennis van zaken én durft fouten te maken. Je kunt op een prettige manier aangeven bij collega’s dat werk verbetert kan worden en vindt het leuk om daarover uitleg te geven. En bovenal ben je gezellig in de omgang.

• Je hebt een relevant denk- en werkniveau
• Je bent bereid om op maandag en woensdag te werken. 
• Op dit moment is het wenselijk dat je op kantoor aanwezig bent. Er wordt gewerkt aan een verbeterslag waarmee in de toekomst hybride werken mogelijk wordt. De werktijden zijn flexibel binnen kantooruren.
• Je bent digitaal vaardig en kan ook anderen die vaardigheden bijbrengen.
• Kennis van en ervaring met digitale dossiervorming.
• Kennis van een zaaksysteem (met name zaaksysteem.nl) is een pre.

Wij bieden een leuke, veelzijdige baan met veel vrijheid én verantwoordelijkheid, midden in Nederland. In jouw functie draag je bij aan een mooiere wereld voor onze inwoners. Je kunt werken waar en wanneer je wilt, maar uiteraard ontmoeten we elkaar regelmatig in ons goed bereikbare gemeentekantoor. Je krijgt 230 nieuwe collega’s die jou waarderen en inspireren. In onze Bilthal kun je altijd terecht voor een praatje met een van hen. En als je daar toch bent, neem je meteen even een stuk fruit mee. Klinkt goed, toch?

• Afhankelijk van opleiding en ervaring bieden we een salaris van minimaal € 3.014,- tot maximaal € 4244,- (schaal 8) bruto per maand. Bedragen gelden bij een 36-urige werkweek (salarispeil 1 januari 2024). 
• We geloven in een langdurige samenwerking. Bij indiensttreding krijg je daarom direct een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd aangeboden.
• Naast het salaris krijg je een individueel keuzebudget (IKB) (17,05% van je salaris) dat je kunt besteden voor de aankoop van verlofuren, de aanschaf van een fiets of het volgen van een opleiding. Je kunt het keuzebudget uiteraard ook laten uitbetalen.
• Reiskostenvergoeding woon-werkverkeer en thuiswerkvergoeding.
• Een zakelijke telefoon en een laptop.
• Actieve personeelsvereniging.
• 194,4 vakantie-uren bij een 36-urige werkweek.
•  Opleidingsmogelijkheden onder andere via ons eigen leerportaal.
•  Eventueel overname van opleidingskosten.

Enthousiast geworden om aan de slag te gaan bij gemeente De Bilt? Solliciteer dan meteen via onderstaande knop! Wij ontvangen jouw CV en/of motivatiebrief graag. Je kun je brief richten aan Reinder de Groot, Teamleider Facilitair. Het eerste selectiegesprek voeren we op dinsdag 14 mei 2024.  Als jij meegenomen wilt worden in deze eerste gespreksronde reageer dan uiterlijk zondag 12 mei 2024. 

Heb je nog vragen? Die beantwoorden we graag! Neem hiervoor per e-mail contact op met Reinder de Groot, Teamleider, via R.deGroot@debilt.nl of 06 42 39 72 30. 

Je bent ook altijd welkom om een kopje koffie te komen drinken en kennis te maken.

Gemeente De Bilt heeft ruim 43.000 inwoners en bestaat uit zes kernen: Bilthoven, De Bilt, Groenekan, Maartensdijk, Hollandse Rading en Westbroek. Bijzonder aan de gemeente is de groene ligging in een stedelijke regio. Wij werken aan een leefbaarder, groener, duurzamer en ondernemender De Bilt. Zin om hieraan bij te dragen? Kijk op ons YouTubekanaal of onderstaande video om te zien wat gemeente De Bilt nog meer te bieden heeft.

De afgelopen jaren hebben we belangrijke stappen gezet om meer opgavengestuurd en gebiedsgericht te werken. Daarnaast bouwen we verder aan een organisatie die flexibel is en slagkracht heeft: we werken vanuit kleine, zelforganiserende teams met een heldere kernopdracht. 

Meer weten? Lees hier ons organisatieverhaal.

Deze vacature wordt zowel intern als extern tegelijkertijd uitgezet.

Delen? Ja graag! Acquisitie? Nee, bedankt.