Functioneel beheerder Zaaksysteem

Binnen De Bilt wordt er op dit moment hard gewerkt aan het breed in de organisatie verbeteren van zaakgericht werken. Er is gekozen voor een ‘agile’ benadering van de doorontwikkeling van zaakgericht werken, zodat we aandacht hebben voor (veranderende) omstandigheden. Een zeer belangrijk aandachtspunt hierbij is dat er voldoende aandacht is voor het realiseren van optimale dienstverlening aan burgers en bedrijven en het (aanpassen) van houding en gedrag van medewerker.

Organisatie

Bij de gemeente De Bilt zijn zo’n 250 mensen in dienst. Zij werken op het gemeentehuis, in de buitendienst en bij diverse (sport)accommodaties.
De organisatie kenmerkt zich door innovatie, transparantie en betrokkenheid. We streven ernaar om zoveel mogelijk te handelen vanuit het perspectief van de burger. De organisatie is verantwoordelijk voor het verbeteren van de kwaliteit van de producten en de dienstverlening. Ook draagt zij zorg voor een open en interactieve relatie met burgers, maatschappelijke organisaties, bedrijfsleven en medeoverheden. De lijnen binnen onze organisatie zijn kort, direct en informeel. De gemeentelijke organisatie bestaat uit drie eenheden die zijn onderverdeeld in (zelfsturende) teams.

Eenheid Inwonerplein

Bij de eenheid Inwonerplein kunnen burgers, bedrijven en instellingen terecht voor alle producten en diensten van de gemeente en op termijn van de overheid. De afdeling ontwikkelt zich van een productgericht naar een proces- en vraaggestuurd organisatieonderdeel dat in nauwe samenwerking met interne en externe partners de dienstverlening verder versterkt.
De eenheid Inwonerplein bestaat uit 2 teams, namelijk team Klantenservice en team Gemeentewinkel.

Als functioneel beheer ben je gepositioneerd onder de kwartiermaker/hoofd Inwonerplein en heb je als primaire rol om de organisatie te ondersteunen bij het gebruik van het zaaksysteem. Je analyseert de processen/zaaktypen en adviseert over mogelijke verbeteringen en optimalisaties van de processen/zaaktypen. Door je kennis van het zaaksysteem en de ondersteunende informatiesystemen draag je vervolgens in de rol van functioneel beheerder zorg voor de daadwerkelijke implementatie van zaaktypen, waarbij je de gebruikers vanuit je verbindende rol niet vergeet mee te nemen.
Je operationele functioneel beheertaken liggen vooral op (de BiSL processen) wijzigingenbeheer, specificeren en vormgeven geautomatiseerde IV. In voorkomende gevallen vervul je de rol van projectleider.

Functiebeschrijving

  • Het zorg dragen voor de operationele taken functioneel applicatiebeheer van het zaaksysteem op grond van BiSL
  • Het actief adviseren van organisatie over toepassingsmogelijkheden
  • Het signaleren van knelpunten en aandragen van oplossingen ten aanzien van het zaaksysteem
  • Het testen van nieuwe releases van het zaaksysteem en zorgdragen voor de implementatie
  • Het verzorgen/organiseren van opleidingen over het gebruik van het zaaksysteem/zaaktypen
  • Het opstellen van gebruikersdocumentatie
  • Het opstellen van richtlijnen en procedures en toezien op het juiste gebruik van het zaaksysteem.

Wat verwachten wij van jou?

  • HBO-opleiding in de richting van informatievoorziening
  • Kennis van BiSL, of mogelijkheid tot het volgen van opleiding BiSL
  • Aantoonbare en relevante ervaring op het gebied van functioneel applicatiebeheer
  • Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid
  • Kennis van en ervaring met gemeentelijke (werk)processen
  • Je bent adviesvaardig, accuraat, enthousiast en dienstverlenend ingesteld
  • Je hebt een hands-on mentaliteit en bent stressbestendig
  • Kennis van het zaakgericht werken en een zaaksysteem is een pré
  • Kennis van Zaaksysteem.nl (Mintlab) is een pré.

Salaris

Afhankelijk van opleiding en ervaring geldt vooralsnog een minimumsalaris € 2.335,- (salarisschaal 8) en een maximumsalaris van € 3.805,- (salarisschaal 9) bruto per maand (salaristabel gemeente-ambtenaren nieuwe structuur, peildatum 1 januari 2018). Genoemde bedragen gelden bij een 36-urige werkweek.

Heb je interesse?

Solliciteer dan direct online via Gemeentebanen tot 26 juni 2019