Wordt u bestuurslid voor de stedenband Miescisko?
Gemeente De Bilt heeft stedenbanden met de plaatsen Coesfeld in Duitsland en Miescisko in Polen. De stedenbanden bieden een waardevol kader voor ontmoetingen en samenwerking.
Onze gemeente is nu op zoek naar enthousiaste en betrokken bestuursleden voor de stedenband met onze zustergemeente Miescisko in Polen. Door het bevorderen van onderlinge contacten draagt het bestuur bij aan meer wederzijds begrip en waardering tussen mensen en gemeenschappen.
Wat gaat u doen?
Als bestuurslid zet je je op vrijwillige basis in voor het onderhouden en versterken van de band met onze zustergemeente. Er zijn diverse vacatures in het bestuur vacant (voorzitter, secretaris, penningmeester en twee algemene bestuursleden). Je speelt een actieve rol in het:
- onderhouden van contacten met vertegenwoordigers en burgemeester van de zusterstad;
- werven en onderhouden contacten met vrijwilligers en inwoners;
- initiëren, organiseren en ondersteunen van activiteiten en uitwisselingen tussen onze gemeente en de zustergemeente;
- stimuleren van samenwerking op het gebied van cultuur, sport en onderwijs;
- ondersteunen en initiëren van zowel kortdurende als langdurige uitwisselingen tussen inwoners en organisaties.
- het aantal benodigde uren zal ca. 4 uur per maand zijn (basis) maar tijdens uitwisselingen zal het aantal uren mogelijk hoger zijn (afhankelijk van een aantal vrijwilligers dat dan beschikbaar is).
Samenwerking en betrokkenheid
Je staat er niet alleen voor. Binnen onze gemeente is er brede betrokkenheid bij internationale contacten. Zo zijn er diverse stichtingen actief die zich inzetten voor relaties met gemeenten en dorpen buiten Nederland.
Wie zoeken wij?
Wij zoeken mensen die:
- interesse hebben in internationale samenwerking en culturele uitwisseling;
- communicatief vaardig en organisatorisch sterk zijn;
- initiatief tonen en graag samenwerken;
- affiniteit hebben met vrijwilligerswerk en maatschappelijke betrokkenheid.
Voor de penningmeestersfunctie en voorzittersfunctie zijn aanvullende vereisten nodig. Zie hieronder.
Wat bieden wij?
- een betekenisvolle vrijwilligersfunctie;
- de kans om internationale contacten op te bouwen;
- ruimte voor eigen initiatief en ideeën;
- samenwerking met een betrokken netwerk van vrijwilligers en organisaties.
Interesse?
Wil jij bijdragen aan het versterken van internationale banden, tussen mensen en gemeenschappen? Neem dan contact met ons op voor meer informatie of om je interesse kenbaar te maken via secretariaatburgemeester@debilt.nl(Verwijst naar een e-mailadres)
Samen bouwen we aan een sterke en waardevolle verbinding met onze zustergemeente.
Voor een vrijwillige penningmeester is het belangrijk dat iemand betrouwbaar, nauwkeurig en financieel bewust is. De eisen zijn meestal niet formeel zoals bij een betaalde functie, maar er zijn wel duidelijke verwachtingen:
Financiële kennis, vaardigheden en verantwoordelijkheden
Je hoeft geen accountant te zijn, maar basiskennis van financiën is wel nodig. Denk aan:
- het bijhouden en bewaken van inkomsten en uitgaven;
- werken met een (eenvoudig) boekhoudsysteem of Excel;
- schrijven van begrotingen en jaarrekeningen;
- het bestuur informeert over de financiële stand van zaken;
- meedenkt over financiële keuzes.
Nauwkeurigheid en betrouwbaarheid
Als penningmeester beheer je geld van de organisatie. Daarom is het essentieel dat je:
- zorgvuldig en gestructureerd werkt;
- integer en betrouwbaar bent (we vragen om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG);
- discreet omgaat met financiële informatie.
Communicatieve vaardigheden
Je hoeft geen woordvoerder te zijn, maar je moet wel:
- financiële zaken duidelijk kunnen uitleggen aan medebestuursleden;
- afstemmen met bijvoorbeeld banken, subsidiegevers of kascontrolecommissie.
Beschikbaarheid en inzet
Hoewel het vrijwilligerswerk is, vraagt het wel regelmaat:
- periodiek bijwerken van de administratie;
- aanwezigheid bij bestuursvergaderingen;
- extra inzet rond begroting en jaarafsluiting.
Ervaring
Ervaring in een vergelijkbare rol is handig, maar niet altijd verplicht. Veel organisaties staan open voor mensen die willen leren, zolang de basisvaardigheden aanwezig zijn.
Formele eisen
- een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG);
- het werken volgens financiële richtlijnen of statuten van de organisatie.
Kort gezegd: een goede penningmeester is iemand die overzicht houdt, zorgvuldig met geld omgaat en het bestuur helpt financieel gezonde keuzes te maken.
Voor een vrijwillige voorzitter ligt de nadruk vooral op leiderschap, overzicht en verbindend vermogen. Net als bij de penningmeesterfunctie zijn het meestal geen harde formele eisen, maar duidelijke verwachtingen:
Leiderschapsvaardigheden
De voorzitter geeft richting aan het bestuur en zorgt dat iedereen goed samenwerkt. Daarom is het belangrijk dat je:
- knopen kunt doorhakken wanneer nodig;
- anderen kunt motiveren en betrekken;
- overzicht houdt over activiteiten en doelen.
Goede communicatieve vaardigheden
Als voorzitter ben je vaak het aanspreekpunt. Je moet:
- duidelijk en respectvol communiceren;
- vergaderingen leiden en structureren;
- verschillende belangen kunnen samenbrengen.
Organisatorisch vermogen
Je bewaakt de voortgang en zorgt dat plannen ook echt uitgevoerd worden:
- opstellen en bewaken van agenda’s en doelen;
- zorgen dat taken verdeeld en opgevolgd worden;
- het overzicht houden over lopende projecten en activiteiten.
Verbindend en diplomatiek
Een voorzitter:
- creëert een positieve sfeer binnen het bestuur;
- kan omgaan met verschillende meningen;
- stimuleert samenwerking met externe partijen en vrijwilligers.
Betrokkenheid en visie
Je hebt affiniteit met het doel van de stichting en denkt mee over de toekomst:
- meedenken over beleid en strategie;
- kansen zien voor groei en ontwikkeling;
- betrokken zijn bij de achterban en activiteiten.
Verantwoordelijkheidsgevoel
Je draagt eindverantwoordelijkheid voor het functioneren van het bestuur:
- toezien op goed bestuur en naleving van afspraken;
- samenwerken met andere bestuursleden zoals de secretaris en penningmeester;
- waar nodig de organisatie vertegenwoordigen naar buiten toe.
Beschikbaarheid en inzet
De rol vraagt een zekere tijdsinvestering:
- voorbereiden en voorzitten van vergaderingen;
- contact onderhouden met betrokken partijen;
- aanwezig zijn bij belangrijke activiteiten.
Ervaring
Ervaring in een leidinggevende rol is handig, maar geen vereiste. Belangrijker is dat je overzicht hebt, initiatief toont en mensen kunt meenemen.
Kort samengevat: een vrijwillige voorzitter is iemand die richting geeft, mensen verbindt en zorgt dat de organisatie goed en prettig functioneert.
De secretaris van een stichting is de spil in de administratie en communicatie, verantwoordelijk voor notulen, correspondentie, agendabeheer en archivering. Essentiële eisen zijn uitstekende schriftelijke en communicatieve vaardigheden, nauwkeurigheid, organisatietalent en goede digitale vaardigheden. Ze bewaken procedures en vertegenwoordigen de stichting.
Belangrijkste functie-eisen en competenties:
Administratieve nauwkeurigheid
Het bijhouden van het archief, de ledenadministratie (indien van toepassing) en het notuleren tijdens vergaderingen.
Goede communicatieve vaardigheden
- brieven en e-mails opstellen namens het bestuur;
- fungeren als aanspreekpunt.
Organisatorisch vermogen
- agendabeheer;
- vergaderingen voorbereiden (inclusief stukken versturen);
- bewaken actiepunten.
Procedureel toezicht
Zorgen dat besluiten in overeenstemming met de statuten worden genomen en wijzigingen bij de Kamer van Koophandel doorgeven.
Digitale vaardigheid
Ervaring met digitale tekstverwerking, e-mail en eventueel gespecialiseerde administratiesoftware.
Bestuurlijke betrokkenheid
Affiniteit met het doel van de stichting en in staat om een proactieve rol in het bestuur te spelen.
Vaak wordt een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) gevraagd, evenals een flexibele instelling en stressbestendigheid. De taken worden idealiter vastgelegd in de statuten of het huishoudelijk reglement van de stichting